Comment gérer intelligemment les remboursements de frais dans votre entreprise ?

Ceux qui versent des allocations sans charge de la preuve claire ou sans justification appropriée risquent de les voir considérées comme des salaires, ce qui entraînerait des cotisations équivalentes et des amendes.

Chaque employé engage des frais dans le cadre de son travail qui devraient en fait être pris en charge par l'employeur : pensez aux déplacements en voiture privée, à un bureau à domicile doté d'une connexion Internet décente, ou à l'équipement de bureau. Lorsque vous remboursez ces dépenses, il s'agit de frais propres à l'employeur. Le gros avantage ? Si le régime est appliqué correctement, ces allocations sont exonérées d'impôts et de cotisations à l'ONSS.

Vous avez le choix entre deux systèmes : le remboursement des frais réels, où chaque dépense doit être étayée par des pièces justificatives, ou le remboursement forfaitaire, où vous travaillez avec des montants fixes. Dans ce dernier cas, vous devez toutefois être en mesure de démontrer que le montant forfaitaire est raisonnable et correspond à la situation réelle.

Une politique écrite en matière de dépenses n'est pas une obligation légale, mais elle est fortement recommandée. Vous éviterez ainsi les discussions a posteriori et disposerez d'un cadre clair lors des audits.

Le gouvernement adapte régulièrement les plafonds des différents abattements forfaitaires. Depuis le 1er mars 2025, l'indemnité de bureau à domicile s'élève à 157,83 euros par mois. Pour les déplacements professionnels en voiture privée, une indemnité kilométrique de 0,432 euro par kilomètre est d'application depuis le 1er avril 2025. D'autres frais professionnels - tels que les ordinateurs portables, les écrans supplémentaires ou les chaises de bureau ergonomiques - peuvent également être remboursés en franchise d'impôt, pour autant que le lien professionnel soit clair.

Vous voulez absolument éviter que le fisc ne remette en question votre plan de dépenses ? Vous pouvez alors demander une autorisation préalable au service de décision anticipée. Une telle décision confirme l'application concrète de vos droits pour une période pouvant aller jusqu'à cinq ans. En particulier pour les montants élevés ou les situations exceptionnelles, cela peut apporter une grande tranquillité d'esprit.

Remarque : vous ne pouvez pas prendre de telles dispositions avec l'ONSS. Toutefois, le département publie des lignes directrices trimestrielles indiquant les montants exonérés de cotisations de sécurité sociale. Ils constituent un point de référence utile pour affiner votre politique de rémunération.

Le fisc et l'ONSS effectuent aujourd'hui des contrôles plus intensifs que jamais dans ce domaine. Les rémunérations non justifiées peuvent simplement être reclassées en salaires. Les conséquences ? Cotisations en retard, augmentation des taxes et parfois même amendes.

Pour éviter ce risque, il convient de respecter quelques principes de base :

• Travailler avec une politique de dépenses claire. Décrivez les allocations que vous accordez et sous quelles conditions.
• Documenter n'importe quel montant. Les remboursements, qu'ils soient forfaitaires ou réels, doivent pouvoir être justifiés.
• Demander un conseil ou une décision en cas de doute. Cela permet d'éviter les mauvaises surprises.
• Évaluation annuelle. Vérifiez si vos indemnités correspondent toujours aux coûts réels et aux plafonds applicables.

Enfin, n'oubliez pas de formaliser vos décisions et vos calculs. Inclure les accords sur les remboursements de frais dans les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration. Dans la pratique, de nombreuses PME négligent ce détail, ce qui peut avoir des conséquences coûteuses en cas de contrôle fiscal.