Facturation électronique B2B : un nouvel arrêté royal fixe les règles du jeu

Pour de nombreuses PME, cela signifie que leur processus de facturation actuel doit être revu en profondeur.

Jusqu'à présent, la facturation électronique était souvent un choix : certaines entreprises utilisaient déjà un système numérique, d'autres s'en tenaient à des fichiers pdf envoyés par courrier électronique ou encore à des factures papier. A partir de 2026, cela appartiendra au passé pour les transactions B2B entre assujettis belges à la TVA.
Différence importante : il ne s'agit pas seulement d'envoyer une facture par voie numérique, mais de la préparer dans un format électronique structuré. Cela signifie que la facture est structurée de manière à ce que les systèmes informatiques puissent la lire et la traiter automatiquement, sans intervention manuelle.

Le RD stipule que le format Peppol BIS doit être utilisé comme norme.

• Obligatoire : chaque entreprise doit être en mesure d'envoyer et de recevoir des factures via Peppol.
• Alternative autorisée : uniquement si les deux parties sont d'accord et si le format choisi est conforme aux directives européennes en matière de facturation électronique.

Qu'est-ce que Peppol ?
Peppol est un réseau sécurisé qui relie les entreprises, les gouvernements et leurs logiciels. L'avantage est que les factures peuvent être transférées d'une partie à l'autre rapidement, en toute sécurité et sans erreur, quel que soit le logiciel comptable utilisé.

L'obligation de facturation électronique ne s'applique que si les trois critères ci-dessous sont remplis :

• L'expéditeur de la facture est un redevable belge de la TVA et doit facturer légalement.
• Le destinataire est également redevable de la TVA en Belgique.
• La livraison ou la prestation a lieu en Belgique (certaines exemptions et opérations intracommunautaires sont exclues).

Pour les ventes aux particuliers ou aux entreprises étrangères, la facturation électronique est facultative pour le moment. Néanmoins, il peut être utile de travailler numériquement dans ce domaine également, afin de maintenir la cohérence du processus de facturation.

Les personnes qui ne respectent pas les règles s'exposent à des amendes administratives :

• 1 500 euros lors de la première détermination
• 3 000 euros pour une deuxième infraction
• 5 000 euros en cas de récidive

Il y a toujours un délai d'au moins trois mois entre deux déterminations afin que les entreprises aient le temps de s'adapter.
Veuillez noter que les sanctions existantes en cas d'erreurs dans les factures continuent d'exister et s'appliquent également aux factures électroniques.

Bien que le RD lui-même n'établisse pas de lien direct entre la facturation électronique et la déduction de la TVA, il y a un point important à noter pour les PME. Selon la législation sur la TVA, la TVA ne peut être déduite que si l'entreprise reçoit une facture formellement valide. Si les factures papier ou les factures électroniques mal formatées ne sont plus considérées comme valables à l'avenir, cela pourrait signifier que vous n'êtes pas autorisé à déduire la TVA.
Risque pratique : si, en tant que PME, vous continuez à recevoir des factures de fournisseurs qui ne sont pas dans le bon format, cela pourrait éventuellement entraîner des pertes financières.

A partir du 1er janvier 2026, les factures électroniques structurées seront soumises à une nouvelle méthode d'arrondi de la TVA :

• Seul l'arrondi au montant total de la TVA est autorisé.
• L'arrondi par ligne de facture est interdit.

Ce changement semble anodin, mais il peut avoir une incidence sur votre système comptable et vos calculs de prix.

• Vérifiez votre logiciel de facturation actuel. Est-il compatible avec Peppol ?
• Former votre équipe. S'assurer que les employés savent comment préparer et envoyer correctement les factures électroniques.
• Communiquer avec vos fournisseurs et vos clients. Demandez-leur s'ils sont prêts à recevoir et à envoyer des factures électroniques.
• Prévoir une période de transition. Plus vous changez tôt, moins vous risquez d'être pénalisé ou de ne pas pouvoir déduire la TVA.