Vos employés utilisent ChatGPT : quelles règles est-il préférable de mettre en place ?

L'un des principaux risques est que les employés saisissent, sans s'en rendre compte, des informations confidentielles dans une application d'IA. Pensez aux données clients, aux chiffres financiers, aux contrats ou aux documents internes. Il convient donc de définir clairement quelles informations peuvent être partagées et lesquelles ne le peuvent pas. Les données à caractère personnel et les informations sensibles de l'entreprise méritent une attention particulière. Même lorsqu'un fournisseur d'IA s'engage à ne pas utiliser les données saisies pour entraîner des modèles, cela ne signifie pas automatiquement que toutes les données sont traitées de manière sûre ou licite. Vérifiez donc quelles applications vos collaborateurs utilisent, comment les données sont stockées et quels sont les paramètres de confidentialité disponibles.

L'IA peut produire des réponses qui semblent convaincantes mais qui sont en réalité erronées. Cela présente un risque particulier lorsque les collaborateurs reprennent directement ces informations dans des devis, des rapports, des communications avec les clients ou des documents juridiques.

Précisez donc que les informations générées par l'IA doivent toujours faire l'objet d'une vérification rigoureuse. Plus la décision ou la communication est importante, plus ce contrôle doit être rigoureux. Un salarié qui utilise l'IA pour rédiger un texte reste responsable du contenu qu'il envoie finalement. Il en va de même pour l'entreprise vis-à-vis de ses clients.

Tous les outils d'IA n'offrent pas les mêmes garanties en matière de confidentialité, de sécurité et de traitement des données. Il est donc judicieux de dresser une liste des applications dont l'utilisation est autorisée au sein de votre entreprise.

Précisez également pour quelles tâches l'IA est adaptée. Rédiger une première version d'un texte ou structurer des informations n'a rien à voir avec la prise de décisions automatisée concernant des clients, des candidats ou des salariés.

Certaines applications de l'IA sont en outre soumises à des obligations spécifiques en vertu du règlement européen sur l'IA.

Une politique en matière d'IA n'a guère d'intérêt si personne ne la comprend. Expliquez donc à vos collaborateurs comment utiliser l'IA en toute sécurité, quels sont les risques associés et dans quels cas un contrôle humain est nécessaire.

Le règlement européen sur l'IA oblige en outre, à compter de février 2025, les organisations qui utilisent des systèmes d'IA à prendre des mesures visant à promouvoir un niveau adéquat de culture de l'IA chez leurs collaborateurs.

En tant que PME, vous n'avez pas besoin de rédiger un manuel de cinquante pages. Un document concis contenant des dispositions claires concernant les outils autorisés, les données confidentielles, les contrôles et les responsabilités constitue un bon point de départ.

Impliquez vos collaborateurs dans leur élaboration et évaluez régulièrement les accords conclus. En effet, l'IA évolue rapidement, tout comme ses possibilités et ses risques. L'objectif n'est pas d'interdire l'IA sur le lieu de travail, mais de veiller à ce que les employés utilisent cette technologie de manière éclairée, sûre et responsable.