Geïndexeerde dagvergoedingen: wat verandert er voor jouw onderneming?

De forfaitaire dagvergoeding biedt een dubbel voordeel. Voor medewerkers is het een praktische oplossing om kosten tijdens dienstreizen te dekken, zonder bonnetjes of complexe administratie. Voor jouw onderneming zijn deze vergoedingen fiscaal aftrekbaar, wat ze financieel aantrekkelijk maakt.

Let wel: een correcte verwerking is essentieel. De bedragen moeten altijd vermeld worden op de juiste fiscale fiches (281.10 of 281.20), en expliciet aangeduid worden als kosten eigen aan de werkgever. Fouten kunnen leiden tot herkwalificatie als loon, met bijkomende belastingen tot gevolg.

De fiscus hanteert duidelijke criteria. Zo moet een dienstreis minstens zes uur duren en effectief professioneel zijn. Woon-werkverkeer valt dus buiten de regeling. Daarnaast speelt de zogenaamde 40-dagenregel: wie meer dan veertig dagen per jaar op dezelfde locatie werkt, wordt geacht een vaste werkplaats te hebben, waardoor de vergoeding niet langer van toepassing is.

In sectoren zoals de bouw wordt een werf bovendien vaak als vaste werkplaats beschouwd, zeker voor bedrijfsleiders. Dat kan belangrijke gevolgen hebben voor de toepassing van deze regeling.

De overheid legt plafonds op om misbruik te vermijden. Voor frequente dienstreizen geldt een maximum van zestien dagen per maand. Daarnaast is er een cumulverbod met maaltijdcheques: ontvangt een werknemer maaltijdcheques, dan moet de werkgeversbijdrage daarvan worden afgetrokken van de dagvergoeding.

Sinds 1 januari 2023

• Dagelijkse forfaitaire vergoeding (maaltijdkosten): 19,99 euro
• Maximale maandelijks vergoeding bij regelmatige binnenlandse reizen (maximaal 16 dagen): 319,84 euro
• Aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten: 149,99 euro per nacht

Sinds 1 december 2023

• Dagelijkse forfaitaire vergoeding (maaltijdkosten): 20,39 euro
• Maximale maandelijks vergoeding bij regelmatige binnenlandse reizen (maximaal 16 dagen): 326,24 euro
• Aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten: 152,99 euro per nacht

Sinds 1 juni 2024

• Dagelijkse forfaitaire vergoeding (maaltijdkosten): 20,80 euro
• Maximale maandelijks vergoeding bij regelmatige binnenlandse reizen (maximaal 16 dagen): 332,80 euro
• Aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten: 156,05 euro per nacht

Sinds 1 maart 2025

• Dagelijkse forfaitaire vergoeding (maaltijdkosten): 21,22 euro
• Maximale maandelijks vergoeding bij regelmatige binnenlandse reizen (maximaal 16 dagen): 339,52 euro
• Aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten: 159,17 euro per nacht

Sinds 1 maart 2026

• Dagelijkse forfaitaire vergoeding (maaltijdkosten): 21,64 euro
• Maximale maandelijks vergoeding bij regelmatige binnenlandse reizen (maximaal 16 dagen): 346,24 euro
• Aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten: 162,35 euro per nacht

Goed om weten: overschrijd je deze plafonds leef je de voorwaarden niet na? Dan riskeer je dat de vergoeding wordt beschouwd als belastbaar loon. Een correcte toepassing blijft dus essentieel om het fiscale voordeel te behouden.