Modernisering btw-ketting vanaf 1 mei 2026: wat verandert er voor jouw onderneming?

De btw-ketting omvat het geheel van regels rond aangifte, betaling, controle en terugbetaling van btw. Een eerste reeks wijzigingen ging al van start op 1 januari 2025, maar sommige onderdelen werden uitgesteld omdat de administratie technisch nog niet klaar was. Intussen is de planning bevestigd: vanaf 1 mei 2026 start een nieuwe fase van deze hervorming.

Een eerste aanpassing heeft te maken met de deadlines voor btw-aangiftes. Ondernemingen die per kwartaal aangifte doen, krijgen voortaan iets meer ademruimte. De uiterste datum voor zowel de indiening van de aangifte als de betaling van de verschuldigde btw verschuift namelijk.

Voor bedrijven die maandelijks aangifte doen, verandert er niets aan de timing. De overheid wil met deze maatregel van de 20ste naar de 25ste van de maand na het kwartaal vooral de administratieve druk voor kleinere ondernemingen wat verlichten.

Een van de belangrijkste veranderingen is de afschaffing van de klassieke btw-rekening-courant. Die wordt vervangen door een nieuwe btw-provisierekening. Op die rekening centraliseert de administratie alle btw-bewegingen van een onderneming: te betalen bedragen, tegoeden en het gebruik van die tegoeden.

Het systeem moet het beheer van btw-kredieten transparanter maken. Wanneer jouw onderneming een btw-tegoed heeft dat niet meteen wordt teruggevraagd, komt dat op deze provisierekening terecht. Van daaruit kan het later worden gebruikt om toekomstige btw-schulden te betalen of alsnog worden teruggevraagd.

De eerste aangiftes die in dit nieuwe systeem vallen, zijn de btw-aangifte van april 2026 voor maandaangevers en die van het tweede kwartaal van 2026 voor kwartaalaangevers.

Ook de procedure voor btw-teruggaven wordt aangepast. Voortaan kan je via de periodieke btw-aangifte enkel het btw-tegoed terugvragen dat rechtstreeks uit die aangifte zelf voortkomt. Concreet gaat het om het bedrag dat in rooster 72 wordt vermeld.

Als je geen terugbetaling aanvraagt, of als die niet wordt toegestaan, wordt het tegoed meestal automatisch overgeboekt naar de btw-provisierekening. Daar kan het later nog worden gebruikt of teruggevraagd.

Voor maandaangevers is er ook positief nieuws: de versnelde maandelijkse teruggaafregeling wordt voortaan automatisch toegepast op alle ondernemingen. Een aparte vergunning aanvragen is dus niet langer nodig.

Sinds 2025 bestaat bovendien de mogelijkheid om btw-schulden via domiciliëring te betalen. Dat blijft een vrijwillige optie, maar kan voor ondernemers wel handig zijn. Zo verklein je de kans dat een betaling per ongeluk te laat gebeurt.

Daarnaast komen er vanaf 1 mei 2026 nieuwe rekeningnummers voor btw-betalingen. Het is daarom belangrijk om tijdig betaaltemplates, vaste overschrijvingen en instellingen in jouw boekhoud- of ERP-systeem aan te passen.

Naast administratieve vereenvoudigingen bevat de hervorming ook strengere regels rond naleving. Bij laattijdige betaling van btw kunnen proportionele boetes worden opgelegd die variëren tussen 5 en 15 procent van het verschuldigde bedrag.

Wie herhaaldelijk geen btw-aangifte indient, loopt bovendien het risico dat de administratie zelf een vervangende aangifte opstelt. Dat kan gebeuren wanneer drie maanden na het betrokken aangiftetijdvak nog steeds geen aangifte werd ingediend.

Ook voor vragen van de fiscus gelden voortaan duidelijkere termijnen: ondernemingen krijgen in principe één maand om te antwoorden op een verzoek om inlichtingen.

Voor veel kmo’s zijn de wijzigingen vooral een administratieve aanpassing. Toch loont het om jouw processen tijdig te bekijken. Denk aan het aanpassen van betaalinstellingen, het opvolgen van btw-tegoeden via de nieuwe provisierekening en het strikt respecteren van de deadlines.