Twee maanden verplicht elektronisch factureren : geen onverdeeld succes

Opvallend: facturen worden gemiddeld later betaald dan vóór de invoering. Een pdf-factuur per mail werd gemiddeld binnen tien dagen vereffend, de betalingstermijn voor e-facturen loopt op tot veertien dagen. Dat lijkt paradoxaal, want e-facturatie werd net ingevoerd om processen te versnellen en fouten te verminderen.
De verklaring ligt vooral in de overgangsfase. Veel ondernemingen hebben hun software pas laat aangepast. Boekhoudpakketten moesten worden geconfigureerd, medewerkers opgeleid en interne workflows hertekend. In de praktijk betekent dat dat sommige e-facturen wel correct worden verzonden, maar niet automatisch worden verwerkt bij de ontvanger. Zodra manuele tussenkomst nodig is, sluipt er vertraging in het proces.

Daarnaast is er nog een mix van systemen in omloop. Niet elke onderneming werkt met dezelfde software of met dezelfde mate van automatisering. Sommige bedrijven ontvangen e-facturen wel via Peppol, maar moeten ze intern nog manueel toewijzen of goedkeuren. Dat zorgt voor extra stappen in de goedkeuringsflow.
Volgens de Vereniging van Accountants en Boekhouders (KVABB) verloopt de verwerking via Peppol in de praktijk niet altijd vlekkeloos. Accountants signaleren dat facturen soms “verdwijnen” in het digitale traject. Ze zijn technisch correct verzonden, maar worden niet correct afgeleverd of verwerkt bij de ontvanger.
Het gevolg? Ondernemingen merken soms pas weken later dat een klant de factuur nooit heeft ontvangen. Dat zet de liquiditeit onder druk, verhoogt het risico op laattijdige betalingen en kan zelfs leiden tot gemiste btw-deadlines. Bovendien ontstaan er discussies over betalingstermijnen wanneer de ontvangstdatum onduidelijk blijkt.

Vooral kmo’s voelen het effect van vier dagen extra betaaltermijn. In sectoren met lage marges of hoge voorfinanciering kan dat snel wegen op de liquiditeit. Bovendien kan een “verdwenen” factuur de betaaltermijn volledig doen herstarten.
Enkele concrete tips:

• Controleer of uw e-facturen effectief werden afgeleverd én ontvangen.
• Werk met automatische ontvangstbevestigingen.
• Maak duidelijke afspraken over betalingstermijnen.
• Volg openstaande facturen actief op, ook al verlopen ze digitaal.