Zakelijke geschenken: hoe vermijd je fiscale verrassingen?

Als je deze regels correct toepast, vermijd je tijdrovende discussies met de fiscus en eventuele boetes. Waarop moet je als kmo-ondernemer letten?

Geef je een geschenk aan een klant, leverancier, prospect of medewerker? Dan bepaalt de ontvanger mee hoe het geschenk boekhoudkundig en fiscaal wordt behandeld. Niet alleen de fiscale aftrekbaarheid speelt een rol, ook de btw-regels verschillen naargelang het type geschenk. Ga daarom vooraf na onder welke categorie een geschenk valt. Een kleine attentie wordt immers anders behandeld dan een luxueus relatiegeschenk of een cadeaubon voor een medewerker.

Koop je een geschenk voor een zakenrelatie, dan geldt dat in principe als een beroepskost. Toch mag je die kost fiscaal meestal niet volledig aftrekken. In de meeste gevallen bedraagt de fiscale aftrek 50 procent van de uitgave.

Dat geldt onder meer voor:

• wijn of champagne
• geschenkmanden
• gadgets met of zonder bedrijfslogo
• bloemen
• luxegoederen

Boekhoudkundig verwerk je de volledige factuur, maar bij je belastingaangifte moet je de niet-aftrekbare helft corrigeren.

Ook voor de btw gelden specifieke regels.

Bij relatiegeschenken mag je de betaalde btw doorgaans niet recupereren. Er bestaat wel een belangrijke uitzondering voor reclamegeschenken van beperkte waarde. Denk bijvoorbeeld aan een balpen, kalender of USB-stick waarop je bedrijfslogo duidelijk zichtbaar is.

Omdat dergelijke artikelen vooral een promotionele functie hebben, blijft de btw meestal wel aftrekbaar.

Geef je daarentegen een duurder geschenk zonder uitgesproken reclamekarakter, dan heb je doorgaans geen recht op btw-aftrek.

Voor geschenken aan je medewerkers gelden andere regels. Je kunt je collega’s op bepaalde momenten een geschenk geven zonder dat dit automatisch als belastbaar loon wordt beschouwd.

Dat kan bijvoorbeeld bij:

• Sinterklaas of Kerstmis
• Nieuwjaar
• een pensioneringeen
• eervolle onderscheiding
• een huwelijk
• een geboorte

Hiervoor gelden wel wettelijke maximumbedragen en specifieke voorwaarden. Blijf je binnen die grenzen, dan zijn deze sociale voordelen doorgaans vrijgesteld van belastingen en socialezekerheidsbijdragen. Overschrijd je de toegelaten bedragen, dan kan het voordeel volledig of gedeeltelijk als loon worden belast.

Veel ondernemingen kiezen vandaag voor cadeaubonnen. Toch is niet elke cadeaubon fiscaal hetzelfde.

Een algemene cadeaubon die vrij besteed kan worden, krijgt vaak een andere behandeling dan een geschenkbon met een specifieke bestemming of een voordeel dat onder de sociale vrijstellingen valt.

Controleer daarom vooraf welke fiscale en sociale regels van toepassing zijn. Zo voorkom je onverwachte belastingen of extra rsz-bijdragen.

Een goede administratie voorkomt problemen bij een fiscale controle. Bewaar daarom altijd:

• de aankoopfactuur
• het betalingsbewijs
• de naam van de ontvanger, indien relevant
• de zakelijke reden voor het geschenk

Met die documenten kun je aantonen dat het effectief om een beroepsmatig relatiegeschenk gaat.

Boekhoudkundig verwerk je relatiegeschenken doorgaans onder de algemene kosten of representatiekosten. Voor personeelsgeschenken gebruik je meestal een aparte kostenrekening, zodat beide categorieën correct worden verwerkt.

Een zakelijk geschenk hoeft niet duur te zijn om indruk te maken. Toch loont het om vooraf stil te staan bij de fiscale impact. De keuze voor een promotioneel gadget, een luxegeschenk of een cadeaubon kan een groot verschil maken voor de fiscale aftrekbaarheid en de btw-behandeling.

Door je geschenken correct te boeken, de nodige bewijsstukken bij te houden en rekening te houden met de geldende regels, voorkom je onaangename verrassingen achteraf. Twijfel je over de juiste verwerking van een specifiek geschenk? Overleg dan vooraf met je accountant. Zo combineer je een attent gebaar met een fiscaal correcte aanpak.