Een eindejaarsgeschenk voor je medewerkers? Zo houd je het fiscaal interessant

December is de maand waarin medewerkers een klein eindejaarscadeau op prijs stellen. Een klein gebaar in de vorm van een geschenk, een geschenkcheque of een attentie bij speciale gelegenheden doet wonderen voor de motivatie. Maar wie gul wil zijn, moet ook voorzichtig zijn. Want als de fiscus of de RSZ je geschenken als loon beschouwt, betaal je er bijdragen en belastingen op.

Geschenken van werkgever aan werknemer worden in principe als loon gezien. Toch bestaan er uitzonderingen waarbij de geschenken vrijgesteld zijn van RSZ en bedrijfsvoorheffing, en bovendien volledig aftrekbaar zijn voor de werkgever. De belangrijkste voorwaarden? Het geschenk moet verbonden zijn aan een specifieke gelegenheid, zoals Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar, en het bedrag mag niet te hoog zijn.

Voor die eindejaarsmomenten geldt een maximum van 40 euro per werknemer per jaar, te verhogen met 40 euro per kind ten laste. Zo kan een werknemer met twee kinderen dus voor maximaal 120 euro aan geschenken ontvangen zonder dat daarop sociale bijdragen verschuldigd zijn.

Wordt dat plafond overschreden, dan beschouwt de RSZ het volledige bedrag als loon - dus niet enkel het overschrijdende deel. In dat geval moet je sociale bijdragen betalen op het totaal.

Naast de eindejaarsperiode zijn er nog andere momenten waarop werkgevers een geschenk kunnen geven, elk met hun eigen regels:

• Bij pensionering: maximaal 40 euro per volledig dienstjaar, met een minimum van 120 euro en een maximum van 1.000 euro. Zo kan een werknemer met 20 dienstjaren bijvoorbeeld een geschenk van 800 euro ontvangen zonder RSZ
• Bij een huwelijk of wettelijk samenwonen: maximaal 245 euro per werknemer
• Bij een eervolle onderscheiding: maximaal 120 euro
• Bij een geboorte of adoptie: maximaal 50 euro, al zijn deze uitgaven niet aftrekbaar als beroepskost
• Bij verjaardagen: maximaal 40 euro per werknemer per jaar. Let wel: deze zijn onderworpen aan RSZ, maar vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing.

Deze bedragen gelden per werknemer en per jaar. Wie de maxima overschrijdt, riskeert dat de hele som als loon wordt beschouwd, met alle fiscale gevolgen van dien.

Wil je dat je eindejaarsgeschenken ook fiscaal aftrekbaar zijn, dan moet je voldoen aan drie duidelijke voorwaarden:

• Iedereen gelijk: alle werknemers moeten hetzelfde voordeel krijgen
• Juiste gelegenheid: het geschenk moet worden toegekend naar aanleiding van Sinterklaas, Kerstmis of Nieuwjaar
• Binnen het maximum: het totaalbedrag mag niet hoger zijn dan 40 euro per werknemer, eventueel verhoogd met 40 euro per kind ten laste.

Voldoe je aan deze drie voorwaarden, dan mag je het geschenk voor de volle 100 procent aftrekken als beroepskost.

Steeds meer werkgevers kiezen voor geschenkcheques in plaats van fysieke cadeaus. Ze zijn handig, fiscaal transparant en laten werknemers vrij in hun keuze. De regels zijn wel strikt:

• De cheques mogen maximaal één jaar geldig zijn
• Ze mogen niet in geld worden omgewisseld
• Ze zijn enkel inwisselbaar bij ondernemingen die een overeenkomst hebben met de uitgever.

Naast geschenken hebben veel werknemers recht op een eindejaarspremie of dertiende maand. Of dat verplicht is, hangt af van het paritair comité waartoe je onderneming behoort. In de meeste sectoren wordt dat via een collectieve arbeidsovereenkomst vastgelegd.

Zo bepaalt bijvoorbeeld PC 200 – het paritair comité voor bedienden – dat werknemers recht hebben op een eindejaarspremie als ze een bepaald aantal maanden in dienst zijn. De bedragen en voorwaarden verschillen van sector tot sector, maar het principe blijft hetzelfde: de eindejaarspremie is een wettelijk of sectoraal recht, terwijl het eindejaarsgeschenk een vrijwillige blijk van waardering is.