Hoe ga je slim om met onkostenvergoedingen in jouw onderneming?

Wie vergoedingen uitkeert zonder duidelijke bewijslast of correcte onderbouwing, riskeert dat ze als loon worden beschouwd – met bijhorende bijdragen en boetes tot gevolg.

Elke werknemer maakt tijdens het werk kosten die eigenlijk ten laste van de werkgever horen te vallen: denk aan verplaatsingen met de eigen wagen, een thuiswerkplek met degelijk internet, of kantoormateriaal. Wanneer je die uitgaven terugbetaalt, spreekt men van kosten eigen aan de werkgever. Het grote voordeel? Als de regeling correct wordt toegepast, zijn deze vergoedingen vrijgesteld van belastingen én RSZ-bijdragen.

Je kunt kiezen tussen twee systemen: een terugbetaling van de werkelijke kosten, waarbij elke uitgave onderbouwd moet worden met bewijsstukken, of een forfaitaire vergoeding, waarbij je werkt met vaste bedragen. In dat laatste geval moet je wel kunnen aantonen dat het forfait redelijk is en overeenstemt met de werkelijke situatie.

Een schriftelijke onkostenregeling is geen wettelijke verplichting, maar ze wordt sterk aanbevolen. Zo vermijd je discussies achteraf en heb je een duidelijk kader bij controles.

De overheid past de plafonds van verschillende forfaitaire vergoedingen regelmatig aan. Sinds 1 maart 2025 bedraagt de thuiswerkvergoeding voor kantoorkosten 157,83 euro per maand. Voor beroepsverplaatsingen met de eigen wagen geldt sinds 1 april 2025 een kilometervergoeding van 0,432 euro per kilometer. Ook andere professionele uitgaven – zoals laptops, extra schermen of ergonomische bureaustoelen – kunnen nog steeds belastingvrij vergoed worden, zolang de beroepsmatige link duidelijk is.

Wil je absoluut vermijden dat de fiscus jouw onkostenregeling in vraag stelt? Dan kun je een voorafgaand akkoord aanvragen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen. Zo’n ruling bevestigt de concrete toepassing van jouw vergoedingen voor een periode tot vijf jaar. Vooral bij hogere bedragen of uitzonderlijke situaties kan dat veel gemoedsrust bieden.

Let wel: met de RSZ kun je dergelijke afspraak niet maken. Wel publiceert de dienst elk kwartaal richtlijnen met bedragen die vrijgesteld zijn van sociale bijdragen. Die zijn een handig referentiepunt om jouw verloningsbeleid af te stemmen.

De fiscus en RSZ controleren vandaag intensiever dan ooit op dit vlak. Een vergoeding zonder goede onderbouwing kan eenvoudigweg herkwalificeerd worden als loon. De gevolgen? Achterstallige bijdragen, belastingverhogingen en soms zelfs boetes.

Om dat risico te vermijden, doe je er goed aan om enkele basisprincipes te volgen:

• Werk met een duidelijke onkostenpolicy. Beschrijf welke vergoedingen je toekent en onder welke voorwaarden.
• Documenteer elk bedrag. Zowel forfaits als reële terugbetalingen moeten kunnen worden gestaafd.
• Vraag advies of een ruling bij twijfel. Dat voorkomt onaangename verrassingen.
• Evalueer jaarlijks. Controleer of jouw vergoedingen nog aansluiten bij de werkelijke kosten en de geldende plafonds.

Vergeet ten slotte niet om jouw beslissingen en berekeningen te formaliseren. Neem afspraken over onkostenvergoedingen op in de notulen van jouw raad van bestuur. In de praktijk zien veel kmo’s dat detail over het hoofd, met mogelijk dure gevolgen bij een fiscale controle.