Verplichte B2B e-facturatie vanaf 2026: wat verandert er concreet?

In tegenstelling tot een gewone pdf moet een e-factuur vanaf 2026 voldoen aan strikte Europese normen op vlak van inhoud (semantiek) en opbouw (syntaxis). Concreet betekent dit: je factuur moet machineleesbaar zijn, zodat ze automatisch verwerkt kan worden door boekhoudsoftware en de overheid.

De overheid kiest voor het formaat Peppol BIS dat verzonden wordt via het beveiligde Peppol-netwerk. Dat systeem wordt nu al gebruikt voor facturen aan overheidsinstellingen. In uitzonderlijke gevallen kunnen bedrijven een ander formaat gebruiken, maar alleen als dat volledig gelijkwaardig is én onder specifieke voorwaarden.

Eén van de opvallende technische wijzigingen is de manier waarop btw moet worden afgerond. Waar je vroeger per productlijn of btw-tarief mocht afronden, wordt dat vanaf 2026 niet langer toegestaan bij
e-facturen. Enkel een afronding op het totaalbedrag van de btw is nog wettelijk toegelaten.

Dat moet verschillen in de verwerking van factuurgegevens – bijvoorbeeld tussen boekhoudsystemen – vermijden.

Wie vanaf 2026 geen geldige e-facturen kan versturen of ontvangen, riskeert stevige boetes:

• 1.500 bij de eerste overtreding
• 3.000 bij een tweede overtreding
• 5.000 vanaf de derde overtreding

Een nieuwe overtreding wordt pas als ‘volgend’ beschouwd als er minstens drie maanden liggen tussen de vaststellingen. Zo krijgen ondernemers voldoende tijd om zich aan te passen. Daarnaast blijven ook bestaande sancties gelden voor te late facturatie of technisch ongeldige documenten, net zoals dat al het geval is bij papieren of klassieke digitale facturen.